Asiakirjojen toimittaminen tuomiokapitulille

Tuomiokapituli käyttää sähköistä asianhallintajärjestelmää, mistä johtuen kaikki tuomiokapitulin käsittelyyn tulevat asiakirjat (pöytäkirjanotteet, toimituskirjat, hakemukset, lausunnot, kirjeet yms.) toimitetaan sähköisessä muodossa seuraavien ohjeiden mukaan.

Pöytäkirjanotteen sisältö

Asian saattaminen vireille tuomiokapitulissa tapahtuu ensisijaisesti pöytäkirjanotteella.  Ote voidaan ottaa vasta tarkastetusta pöytäkirjasta. Otteen tulee sisältää pöytäkirjan järjestäytymistiedot, eli toimielimen nimi, kokouksen alkamis- ja päättymisaika ja kokouspaikka, läsnä- ja poissaolleet sekä kokouksen laillisuutta ja päätösvaltaisuutta koskevat tiedot. Asian käsittelyä koskeva pykälä liitteineen sisällytetään otteeseen kokonaisuudessaan, samoin tieto annetusta muutoksenhaun ohjeistuksesta ja siitä, milloin ja millä tavalla päätös on annettu tiedoksi asianosaisille. Lisäksi pöytäkirjanotteesta tulee käydä ilmi, millä ajalla pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävillä.

Mikäli seurakunta on käsitellyt samassa kokouksessa useamman tuomiokapitulille toimitettavan asian, jokaisesta pykälästä on poikkeuksetta tehtävä ja toimitettava erillinen, kokonainen pöytäkirjanote.

Asiakirjan sisältö ja muoto

Asiakirjasta on aina käytävä ilmi, mitä asia koskee, kuka on asian lähettäjä sekä tarvittavat yhteystiedot asian hoitamiseksi. Jos lähettäjällä on evl.fi –sähköpostiosoite tai asiakirjassa on yhteystietona mainittu sähköpostiosoite, lähettäjän katsotaan suostuneen siihen, että tiedot häntä koskevassa asiassa toimitetaan hänelle sähköisesti.

Yleisesti voidaan todeta, että asiakirjan toimittaminen viranomaiselle tapahtuu lähettäjän omalla vastuulla. Jos asiassa on määräaika, lähettäjän on itse huolehdittava määräajan noudattamisesta.

Asiakirjoissa toivotaan käytettävän tiedostomuotoa, joka sallii sisällön kopioimisen (esim. word- tai PDF -dokumentti).

Toimitusosoite

Asiakirjat toimitetaan aina tuomiokapitulin viralliseen sähköpostiosoitteeseen oulu.tuomiokapituli@evl.fi  On tärkeää huomioida, että asiakirjoja ei toimiteta asian esittelijälle tai muille tuomiokapitulin viranhaltijoille henkilökohtaisiin sähköpostiosoitteisiin.

Tuomiokapitulin tiedoksiannot seurakunnille ja asianosaisille

Sähköisen asianhallintajärjestelmän käyttöönotto merkitsee myös sitä, että kaikki tuomiokapitulin päätöksentekoa koskevat asiakirjat toimitetaan seurakunnille ja asianosaisille sähköisesti. Osoitteena käytetään seurakunnan virallista sähköpostiosoitetta tai henkilön työsähköpostiosoitetta, mikäli sellainen on.  Sähköpostiosoitteen puuttuessa käytetään postiosoitetta (papiston osalta ensisijaisesti kotiosoite).  Seurakunnan tulee huolehtia asian sisäisestä tiedoksiannosta päätöksessä mainituille tahoille.

Lisätietoja hiippakuntapastori