Tietosuojaseloste - Domus asianhallintaohjelma

Rekisterinpitäjä
Oulun hiippakunnan tuomiokapituli (y-tunnus 0634440-2)
Ojakatu 1, 90100 Oulu
puh. 08 5358 510, oulu.tuomiokapituli@evl.fi

Yhteyshenkilö
Hiippakuntapastori Päivi Liiti
Oulun hiippakunnan tuomiokapituli
Ojakatu 1, 90100 Oulu
puh. 044 755 5512

Tietosuojavastaavan yhteystiedot
Kirkon keskusrahaston tietosuojavastaava
tietosuojavastaava.kkr@evl.fi
Rekisterin nimi
Domus -asianhallintaohjelma

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste
Tuomiokapitulin asioiden ja asiakirjojen käsittely sekä päätöksenteko viranomaistoiminnassa. Järjestelmä sähköisessä muodossa täydentää ja tukee manuaalista asioiden ja asiakirjojen käsittelyä tuomiokapitulissa. Asiakorteilta seurataan asioiden käsittelyvaiheita.
Järjestelmä käsittää:
– asiakortit (diaari), joihin merkitään asiat ja asiakirjat sekä vireille panijoiden yhteystiedot (nimi ja osoite)
– asiakirjojen tallennuksen
– asioiden ja asiakirjojen käsittelyvaiheiden seurannan
– päätöksentekoon liittyvät prosessit
– järjestelmässä syntyvien asiakirjojen sähköisen arkistoinnin
Asioissa mahdollisesti esiintyvät yksityishenkilöiden tiedot ovat kyseisten asioiden omainaisuuksia. Oikeusperusteina Domus–asianhallintajärjestelmän ylläpidossa ovat tietosuoja-asetuksen 6.1 (b-e) artikla.

Rekisterin henkilöryhmät ja tietosisältö
Tietoa henkilöistä, joiden asioita käsitellään tai jotka liittyvät asioiden käsittelyyn.

Tietolähteet
Saapuneet ja lähteneet asiakirjat
– yksityishenkilöt
– yhteisöt
– viranomaiset
Organisaation sisällä syntyneet asiat.

Tietojen luovutukset
Päätöksistä tiedotetaan asianosaisille. Pyydettäessä asiasta annetaan tietoja julkisuuslain mukaisin rajoituksin.

Henkilötietojen säilytysaika
Arkistonmuodostussuunnitelman mukaan. Pöytäkirjat pysyvästi.

Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus:
– pyytää rekisterinpitäjältä pääsy häntä itseään koskeviin henkilötietoihin sekä oikeus pyytää kyseisten tietojen oikaisemista tai poistamista.
– pyytää rekisterinpitäjältä häntä itseään koskevien henkilötietojen käsittelyn rajoittamista tai vastustaa käsittelyä sekä oikeutta siirtää tiedot järjestelmästä toiseen.
– niiltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, oikeus peruuttaa suostumus milloin tahansa, tämän vaikuttamatta suostumuksen perusteella ennen sen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.
– tehdä valitus henkilötiedon käsittelystä kansalliselle valvontaviranomaiselle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta. Tämän oikeuden käyttäminen ei rajoita kirkkolain (1054/1993) mukaisia muutoksenhakukeinoja.

Kansallisen valvontaviranomaisen yhteystiedot ovat:
Tietosuojavaltuutetun toimisto
PL 800, Ratapihantie 9, 00521 Helsinki
p. 029 56 66700, tietosuoja@om.fi
www.tietosuoja.fi